Hoe start je een project op
Te vaak starten we met elkaar projecten op die onvoldoende doordacht zijn. Het lijkt in het begin vaak verspilling van tijd maar het investeren in een goede voorbereiding verdien je terug. Zorg dus dat je de tijd neemt als je een project wil opstarten. Het voorkomt vertraging, verlies van tijd, geld en energie en dan hebben we het nog niet eens over de imagoschade voor betrokkenen. Hoe start je een project op en waar ga je nu je tijd insteken in de voorbereiding?
1. Gesprek met de opdrachtgever
Plan een gesprek met de opdrachtgever in waar je alle tijd voor neemt. Ga er goed voor zitten. Wat zijn de wensen en eisen van de opdrachtgever? Waar komt het idee vandaan om dit project op te starten? Welke mensen kunnen aanhaken in het project. Hoe zit het met de het commitment van deze mensen? Zijn er al ideeën over de inrichting en structuur van het project? Heeft iemand een soortgelijk project eerder gedaan en wat waren de learnings hiervan? Zijn er al deelprojecten zichtbaar? Deze en nog een aantal vragen zullen in een gesprek vooraf beantwoord dienen te worden. Er is een hele checklist met vragen die je kan stellen in deze fase.
2. Wie nodig je uit voor een project opstart?
De volgende stap is om een grote bijeenkomst te organiseren om alle stakeholders anders gezegd belanghebbenden bij elkaar te brengen. Welke mensen krijgen van jou een uitnodiging?
- Opdrachtgever
- Projectteamleden
- Ervaringsdeskundigen van soortgelijke projecten
- Vertegenwoordigers van de overheid als de gemeente
- Mogelijke leveranciers
- Vakmensen die meer kunnen vertellen over de inhoud
- Etc.
3. Werkvormen van een project opstart
De keuze voor een bepaalde werkvorm van de project opstart is afhankelijk van het soort project. Zijn er voldoende middelen beschikbaar? Wordt het een langlopend of kortlopend project? De werkvormen die horen bij ‘hoe start je een project op zijn’:
- Brainstormen over grenzen van het project
- Deelopdrachten in kleine groepen uitwerken
- Reeds voorbereide taken presenteren
- Gastsprekers uitnodigen
- Samen aan het projectplan werken
- Etc.
4. Projectplan
Alle belangrijke resultaten van de project opstart bijeenkomst worden vastgelegd in een projectplan. Een projectplan wordt ook wel een projectcontract genoemd. Wat komt er in het projectcontract te staan?
| Omschrijving | Onderdelen |
| Projectopdracht | Aanleiding + Doel + Gewenst resultaat + Afbakening |
| Projectorganisatie | Wie zit er in het team, in de stuurgroep, wat is de taakverdeling etc. |
| Projectbeheersing | Tijd + Geld + Kwaliteit + Informatie + Organisatie |
| Projectanalyse | Risicoanalyse + Omgevingsanalyse |
| Projectcultuur | Werkafspraken voor de eerste periode, vergaderfrequenties, startdatum, welke normen en waarden gelden er in dit project, wat zijn de (on)geschreven regels? |
5. Gevaren bij een project opstart
Een project opstart organiseren is zeker verstandig maar er zijn wel een aantal afbreukrisico’s en die zullen gemanaged moeten worden. Denk aan:
- De onzekerheid van de projectteamleden. Ze weten niet goed wat voor de hele organisatie belangrijk is. Straal als projectleider vertrouwen uit en creëer een positieve omgeving. Stimuleer de projectteamleden om met ideeën te komen bespreek vervolgens op een zakelijke manier de voordelen en nadelen.
- Het gewoontegedrag van de projectteamleden. Alle nieuwe taken en plannen kunnen twijfel en weerstand oproepen. Geef ruimte aan deze gevoelens en vraag om uitleg. Vaak blijken er misverstanden en oud zeer een rol te spelen.
- Matige communicatie tussen de projectteamleden. Elke mens heeft zo zijn sterke en minder sterke punten en dat is alleen maar mooi. Degene die ergens het beste in is kan het werk sneller doen en met minder fouten. Het is verstandig dat dit wel bespreekbaar is onderling en dat dit gezien wordt als iets goeds in plaats van iets slechts.
- Alles zelf moeten doen als projectleider. Dat is een mooi streven deze onafhankelijkheid maar het gaat in de praktijk bijna nooit werken. Laat je ondersteunen door projectteamleden die taken wellicht veel beter kunnen uitvoeren dan jij.
Informatie
Heb je wat geleerd van dit artikel over hoe’ start je een project op? En wil je hier nog beter in worden? Kijk dan eens bij onze leiderschap trainingen. We hebben 3 trainingen rond projectmatig werken. Projectmanagement structuur + organisatie een van de door IPro Training NL benoemde leiderschap vaardigheden. Kijk eens bij deze onze trainingen leiderschap voor medewerkers of bel Marcel G. Buijs op 070 – 22 109 20.
