Formules maken in Excel

We werken allemaal met Excel. Sommigen houden lijstjes met namen van mensen, producten of diensten bij. Anderen registreren kosten, aankopen of betalingen. En weer anderen gaan nog een stap verder en maken grafieken, analyses en berekeningen met Excel. Dit artikel gaat over Formules maken in Excel. Belangrijk om te weten, berekeningen in Excel zijn = Formules.

Stap 1.       Rekenstappen kennen

Microsoft Excel is in eerste opzet een rekenprogramma. Voor het maken van berekeningen in Excel moet je wel eerst de rekenstappen kennen. Anders gezegd, welke rekenstappen zijn er in welke volgorde voer je ze uit? Er is in de afgelopen jaren wel iets veranderd. De moderne volgorde van de rekenstappen is:

1. (H) aakjes

2. (M) achtsverheffen en (W) orteltrekken

3. (V) ermenigvuldigen en (D) elen

4. (O) ptellen en (A) ftrekken

Iemand die zegt dat 2+3×5 het antwoord 25 geeft heeft het mis want het juiste antwoord is 17. De volgorde is namelijk, eerst Vermenigvuldigen en daarna pas Optellen. Vind je het lastig om deze volgorde zo uit je hoofd te onthouden? Dan ben je zeker niet de enige. Iemand heeft ooit het volgende acroniem bedacht. Een acroniem is een woord of een zin waar de beginletters de eerste letter zijn van een ander woord. Een voorbeeld is voetbalclub PSV dat staat voor Philips Sport Vereniging. De moderne zin (acroniem) om de volgorde van de rekenstappen te kunnen onthouden is (H)oe (M)oeten (W)e (V)an (D)e (O)nvoldoendes (A)fkomen.

Stap 2.       Berekening in Excel maken

Nu kennen we de moderne volgorde van de rekenstappen maar hoe ziet dat er uit bij het Formules maken in Excel? Je kan in Excel gewoon starten met het invoeren van cijfers. Neem het voorbeeld van de berekening van 2+3×5 en Excel gaat dit vervolgens vertalen naar een formule. Dit doet Excel om het doorrekenen van wijzigingen later allemaal netjes te kun bijhouden en juist te verwerken. Dus hoe zet je berekening 2+3×5=17 goed in Excel?

1.         Ga in een lege cel staan met je cursor waar de uitkomst van de berekening komt

2.         Voer het = teken in want dan zeg je tegen Excel we gaan een berekening maken

3.         Typ het cijfer 2

4.         Voeg toe +

5.         Typ het cijfer 3

6.         Voeg toe * (het vermenigvuldig teken in Excel)

7.         Typ het cijfer 5

8.         Druk op de <Enter> toets

9.         Vervolgens rekent Excel het uit en toont de uitkomst

10.       Bovenaan in de formulebalk kan je de formule lezen

Stap 3.       Cellen selecteren

Nu is de volgende stap dat je bepaalde cellen gaat selecteren die voor jou belangrijke informatie bevatten uit bijvoorbeeld eerdere berekeningen. Hoe pak je dat aan:

1.         Ga in een lege cel staan waar jij de uitkomst wil hebben (in het voorbeeld cel E5)

2.         Voer het = teken in want dan zeg je tegen Excel we gaan een berekening maken

3.         Selecteer cel B2

4.         Voeg toe +

5.         Selecteer cel B3

6.         Voeg toe +

7.         Selecteer cel B4

8.         Voeg toe *

9.         Vervolgens druk je op de <Enter> toets

10.       Vervolgens rekent Excel het antwoord uit en toont de uitkomst

Stap 4.       Functies

Naast het maken van formules bestaat er nog een andere manier om berekeningen te maken. Binnen Excel kunnen ook Functies worden gebruikt. De meest gebruikte functie is de SOM-functie. De SOM-functie staat voor sommering of optelling. Waar vind je die functies?

Optie 1. Op de Start tab

Optie 2.           Op de Formules tab

Geselecteerde getallen kunnen worden opgeteld door op de knop te klikken en daarna de getallen (cellen) te selecteren. In cel B6 klikkend op de AutoSom knop wordt direct voorgesteld de cellen erboven op te tellen. (Indien andere cellen moeten worden opgeteld, moeten die cellen zelf worden geselecteerd.) Een druk op de <Enter> toets zal de berekening in de cel zetten.

De AutoSom knop op de Start tab heeft nog een pijltje aan de rechter kant; de Autosom knop op de Formule tab heeft een onderkant met een pijltje. Hierop klikkend worden nog 4 andere functies getoond namelijk Gemiddelde, Aantal getallen, Max en Min.

De werking is hetzelfde als voor de optelling met de AutoSom maar daarbij wordt de functie gekozen via het pijltje of onderkant van de knop.

Informatie

We denken dat je met deze informatie een mooie (eerste) stap kan maken met het werken met Formules in Excel. Wil je snel meer leren? Kijk dan eens bij onze Excel trainingen of bel Marcel G. Buijs op 070 – 22 109 20 of mail naar info@iprotraining.nl.